Betriebskostenabrechnung erstellen: Fristen, Muster und Pflichten für Vermieter

Betriebskosten sind die laufenden Kosten, die dem Eigentümer einer Immobilie durch diese Immobilie entstehen. Ein Teil davon lässt sich im Mietvertrag auf den Mieter umlegen und wird über eine monatliche Betriebskostenvorauszahlung beglichen. Einmal jährlich muss der Vermieter darüber abrechnen: Weicht die Vorauszahlung von den tatsächlichen Kosten ab, zahlt der Mieter die Differenz nach oder erhält Geld zurück.

Vermieter müssen die Betriebskostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen (§ 556 Abs. 3 BGB). Endet der Abrechnungszeitraum beispielsweise am 31.12.2025, muss die Abrechnung dem Mieter bis zum 31.12.2026 zugehen.

Versäumt der Vermieter diese Frist, ist eine Nachforderung ausgeschlossen – es sei denn, er hat die Verspätung nachweislich nicht selbst zu vertreten. Diese Ausschlussfrist gilt auch dann, wenn der Mieter zwischenzeitlich ausgezogen ist, und bei Eigentumswohnungen selbst dann, wenn der Beschluss der Wohnungseigentümer über die Jahresabrechnung noch nicht vorliegt (BGH, Urteil vom 25.01.2017, Az. VIII ZR 249/15).

Die durchschnittlichen Betriebskosten lagen im Abrechnungsjahr 2024 bei 2,67 Euro pro Quadratmeter und Monat – ein Anstieg von rund 6 % gegenüber dem Vorjahr (Deutscher Mieterbund, Betriebskostenspiegel 2024). Für eine 80-Quadratmeter-Wohnung entspricht das rechnerisch etwa 2.560 Euro Betriebskosten im Jahr. Der Deutsche Mieterbund geht zudem davon aus, dass mindestens jede zweite Betriebskostenabrechnung in Deutschland mindestens einen Fehler enthält.

Welche Posten abgerechnet werden dürfen, wird im Mietvertrag vereinbart. Was dort nicht aufgeführt ist, darf der Vermieter auch nicht verlangen. Abschließend geregelt ist die Liste zulässiger Positionen in der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Steht im Mietvertrag lediglich, dass der Mieter "die Betriebskosten" trägt, umfasst das laut Rechtsprechung automatisch alle Positionen der BetrKV.

Eine Betriebskostenabrechnung muss formal richtig sein: vollständig und für den Mieter nachvollziehbar. Sie muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten
• Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels
• Berechnung des Kostenanteils des Mieters
• Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell nicht ordnungsgemäß und der Mieter muss keine Nachzahlung leisten.

Eine Betriebskostenabrechnung muss formal richtig sein – das bedeutet vor allem Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit für den Mieter. Mindestvoraussetzungen sind:

• Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten
• Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel
• Berechnung des Anteils des Mieters
• Abzug der Vorauszahlungen des Mieters

Nur, wenn diese Angaben in der Betriebskostenabrechnung enthalten sind, ist der Mieter in der Lage, sie nachzuvollziehen. Deshalb ist sie auch nur dann formal richtig.

Inhaltliche Fehler lassen die Abrechnungsfrist nicht automatisch verstreichen: Korrekturen zugunsten des Mieters kann der Vermieter auch nach Fristablauf noch vornehmen. Hat er dagegen zu seinen eigenen Ungunsten etwas vergessen oder falsch berechnet, kann er das nach Fristablauf nicht mehr nachfordern.

Mieter haben zudem ein Recht, die zugrunde liegenden Belege einzusehen (§ 259 BGB) – ein Anspruch auf zugesandte Kopien besteht bei preisfreiem Wohnraum in der Regel aber nicht.

In der Regel verwendet der Vermieter bei der Abrechnung das sogenannte Leistungsprinzip. Um den Aufwand der Betriebskostenabrechnung etwas zu verringern, kann der Vermieter auch das sogenannte Abflussprinzip anwenden. Das bedeutet, dass er die Posten abrechnet, für die er selbst erst im Laufe des Abrechnungszeitraums die Rechnung erhalten hat.

Mit dem Verteilerschlüssel – auch Umlageschlüssel genannt - wird festgelegt, wie die Betriebskosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Ohne abweichende Vereinbarung gilt die Umlage nach Wohnfläche als gesetzlicher Regelfall (§ 556a BGB). Erfasste verbrauchs- oder verursachungsabhängige Kosten müssen dagegen nach einem Maßstab verteilt werden, der den unterschiedlichen Verbrauch widerspiegelt. Möglich sind insbesondere:

• Abrechnung nach Wohnfläche
• Abrechnung nach Personenzahl
• Abrechnung nach Wohneinheit
• Verbrauchsabhängige Abrechnung (bei Heizung und Warmwasser gesetzlich vorgeschrieben)

Heizkosten müssen überwiegend nach Verbrauch abgerechnet werden: Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass mindestens 50 % und höchstens 70 % nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden, der Rest nach Wohnfläche. Ausnahmen gelten etwa für Alten- und Studierendenheime oder besonders energieeffiziente Gebäude.

• Mehr dazu: Heizkosten korrekt abrechnen

Steigen die Betriebskosten, darf der Vermieter auch die Vorauszahlung erhöhen – allerdings nur in angemessenem Umfang. Selbst wenn der Vermieter mit künftig steigenden Kosten rechnet, muss er einen Zuschlag mit Fakten begründen können.

• Mehr dazu: Betriebskosten richtig erhöhen

Der Vermieter darf den Umlageschlüssel nur in Ausnahmefällen und nicht eigenmächtig ändern – in der Regel braucht er die Zustimmung des Mieters (§ 556a BGB). Eine Ausnahme gilt, wenn nachträglich Verbrauchserfassungsgeräte eingebaut werden, etwa Wasseruhren: Dann muss der Vermieter unabhängig von der vertraglichen Vereinbarung nach tatsächlichem Verbrauch abrechnen.

Der Vermieter trägt die Betriebskosten für leerstehende Wohnungen grundsätzlich selbst. Er darf den Umlageschlüssel nicht so gestalten, dass diese Kosten auf die übrigen Mieter abgewälzt werden.