Überblick: Verteilerschlüssel in der Nebenkostenabrechnung

Mit dem Verteilerschlüssel werden die Betriebskosten auf die Mieter aufgeteilt. In der Regel wird das bereits m Mietvertrag vereinbart. Möglich sind vier verschiedenen Methoden:

1. nach Verbrauch
2. nach Anteil der Wohnfläche
3. nach Personenzahl
4. nach Wohneinheit

Meist kommen unterschiedliche Verteilerschlüssel zur Anwendung. In der Abrechnung muss jeweils stehen, welcher Umlageschlüssel für welche Position verwendet wurde.

Wurde im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, werden die Nebenkosten in der Regel nach Anteil der Wohnfläche verteilt. Das ist im Bürgerlichen Gesetzbuch geregelt (§ 556a, Abs. 1 BGB).

Anwendbarkeit: Die Abrechnung nach Verbrauch eignet sich für Posten wie Heizung und Warmwasser. Besitzt jede Wohnung einen eigenen Wasserzähler können auch Kaltwasserkosten so verteilt werden.

In speziellen Fällen, wie bei Fahrstuhlkosten, wäre auch eine Abrechnung nach Verbrauch möglich. Allerdings müsste dann der individuelle Verbrauch messbar gemacht werden - ein höherer Verwaltungsaufwand.​

Vorgaben für Vermieter: Die warmen Betriebskosten müssen in der Betriebskostenabrechnung detailliert nach Verbrauch aufgeführt werden. Das sind Gesamtverbrauch, Einzelverbrauch und die entsprechenden umlagefähigen Kosten. Eine Verbrauchsschätzung ist gesetzlich unzulässig.​

Vorteile:

• Gerechte Kostenverteilung: Mieter zahlen entsprechend ihrem tatsächlichen Verbrauch.​
• Anreiz zum Energiesparen: Durch die direkte Kopplung von Verbrauch und Kosten werden Mieter motiviert, bewusster mit Ressourcen umzugehen.​

Das kann umgelegt werden: Der Verteilerschlüssel nach Anteil der Wohnfläche kann auf sämtliche kalte Nebenkosten angewendet werden. Diese Regelung ist der vom Gesetz vorgesehene Umlageschlüssel. 

Für die Verteilung aller Nebenkosten auf die einzelnen Mieter braucht der Vermieter die Gesamtwohnfläche aller Mietwohnungen. Entsprechend seinem Anteil an der Gesamtfläche muss sich der Mieter an den gesamten Nebenkosten beteiligen.

Der Vorteil dieses Umlageschlüssels ist, dass er leicht zu berechnen ist. Das findet Dr. Carsten Brückner, Fachanwalt für Miet- und Wohneigentumsrecht und Vorsitzender von Haus & Grund in Berlin.

Nachteile: Manchmal kommt es zu einer ungerechten Verteilung. Zum Beispiel bei Müllgebühren, etwa wenn unterschiedlich große Familien in vergleichbaren Wohnungen leben. Diese Ungerechtigkeit nimmt der Gesetzgeber in Kauf.

Die kalten Nebenkosten können nach den in der Wohnung lebenden Personen verteilt werden. Dafür muss der Vermieter wissen, wie viele Personen in den einzelnen Wohnungen leben.

Vorteile: Mit diesem Verteilerschlüssel können manche kalten Nebenkosten gerechter verteilt werden. Eine Person verursacht in der Regel viel weniger Müll als mehrere Personen in einem Haushalt.

Nachteile: Die Umlage nach Personenanzahl bedeutet einen höheren Verwaltungsaufwand.

Laut Bundesgerichtshof reicht es nicht, die Zahlen des Einwohnermeldeamtes zu verwenden (BGH, Az.: VIII ZR 82/07). „Eventuell reicht es einmal im halben Jahr durchzuzählen, aber auch solche Zeiträume sind strittig“, sagt Dr. Carsten Brückner.

Zusätzliche Fragen werfen Leerstandskosten auf, die grundsätzlich der Vermieter tragen muss. Welche Personenzahl sollte hier angesetzt werden? Der Experte sagt: „Es gibt Diskussionen, ob die Kosten bei Leerstand als eine Person zu zählen sind.“ Auch ein Urteil des Bundesgerichtshofs ergab bisher keine klare Richtlinie (BGH AZ: VIII ZR 180/12).

Vermieter in Deutschland können grundsätzlich alle vier gängigen Verteilerschlüssel anwenden. Einige haben Besonderheiten – alle vier Varianten haben Vor- und Nachteile:

Nebenkosten müssen in einem 12-Monats-Zeitraum abgerechnet werden. Zum Beispiel vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Legt sich er Vermieter einmal auf einen solchen Zeitraum fest, so ist er daran gebunden.

Der Vermieter muss sich nicht sofort auf einen Verteilerschlüssel festlegen. Im Mietvertrag kann stehen, dass der Verteilerschlüssel erst mit der ersten Abrechnung nach „billigem Ermessen“ gewählt wird.

Nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs, muss er sich spätestens mit der ersten Nebenkostenabrechnung entscheiden (BGH VIII ZR 257/13). „Sich die Option offen zu halten hat daher wenig Sinn“, sagt Dr. Carsten Brückner. Eine Änderung dieses Verteilerschlüssels ist anschließend nur im gegenseitigen Einvernehmen möglich.

Der Verteilerschlüssel nach Miteigentumsanteilen wird häufig in Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) genutzt. Dabei richtet sich die Umlage der Kosten danach, wie groß der Miteigentumsanteil des einzelnen Eigentümers am gesamten Gebäude ist – dieser Anteil ist im Grundbuch und in der Teilungserklärung festgelegt.

Wenn der Vermieter die Nebenkosten nach Anteil der Wohnfläche abrechnet, muss er die Kosten des Leerstands selbst tragen. Das hat der Bundesgerichtshof entschieden (BGH VIII ZR 159/05).

Rechtlich strittig ist der Fall, wenn der Vermieter die Nebenkosten nach Personen abrechnet. Denn entscheidend ist dann die Frage, wie viele Personen für die leere Wohnung angenommen werden.