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Heizkostenabrechnung prüfen: Worauf du achten musst

Du solltest deine Heizkostenabrechnung immer prüfen. Etwa zwei Drittel aller Abrechnungen sind nämlich fehlerhaft oder klärungsbedürftig. Wir zeigen, wie du deine Heizkostenabrechnung checkst und auf was du achten solltest.

Heizkostenabrechnung überprüfen: So geht’s

Du willst deine Heizkostenabrechnung überprüfen? Lade dir am besten unsere Musterabrechnung herunter und vergleiche sie damit Punkt für Punkt. So hast du deine Heizkostenabrechnung ganz schnell überprüft.

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Wie kann ich meine Heizkostenabrechnung prüfen?

Die Heizkostenabrechnung ist ein Teil der Nebenkostenabrechnung. Dein Vermieter ist verpflichtet, einmal im Jahr mit dir abzurechnen. Rechtliche Grundlage ist die Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Erhältst du deine Heizkostenabrechnung, solltest du sie schnellstmöglich prüfen. Bei formellen sowie inhaltlichen Fehlern kannst du unverzüglich Widerspruch einlegen und zu viel gezahltes Geld zurückbekommen.

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Heizkostenabrechnung: Sind Brennstoffkosten plausibel?

Als erstes solltest du die Rechnung mit denen der Vorjahre vergleichen. Große Abweichungen und Fehler erkennst du damit schnell. Dabei solltest du auf die Einkaufspreise des Brennstoffs achten. Sind sie plausibel? 

Beachte allerdings, dass die Energiekosten zwischen 2021 und 2024 heftigen Schwankungen unterlagen. Dies ist vor allem auf die weltweit gestiegene Nachfrage nach Energie und die geopolitischen Spannungen zurückzuführen.

Im Jahr 2021 stiegen die Preise deutlich aufgrund der Corona-Pandemie. Im Jahr 2022 erreichten die Preise ihren Höhepunkt, getrieben durch den Ukraine-Krieg. Erst gegen Mitte 2023 sind die Preise dann wieder etwas gesunken, liegen aber immer noch deutlich über dem Niveau der Vorjahre.

 

  2021 2022 2023
Erdgas * 5,81 Cent / kWh 15,48 Cent / kWh 18,3 Cent / kWh
Öl ** 70,7 Cent / L 132,4 Cent / L 103,2 Cent / L

* Januar-Werte | Verivox , ** Jahresdurchschnitt | statista

Zudem können auch Entlastungspakete der Regierung für große Unterschiede auf den vergangenen Heizkostenabrechnungen gesorgt haben. Der Vermieter musste die Entlastungen über die Nebenkostenabrechnung beziehungsweise Heizkostenabrechnung an dich weitergeben. Das kann für weitere Unterschiede zwischen den Jahresabrechnungen sorgen.

  • Mehrwertsteuer auf Gas von 19 % auf 7 % gesenkt.
  • Dezemberhilfe 2022 als schnelle Hilfe eine Sonderzahlung in Höhe einer Vorauszahlung.
  • Die Gaspreisbremse 2023 reduzierte Gaspreise erheblich. Der Preis wurde für bis zu 80 Prozent der verbrauchten Menge auf 12 Cent pro Kilowattstunde abgesenkt.

Heizkostenabrechnung prüfen: Haben sich äußere Umstände verändert?

Abgesehen von den Energiepreisen sollten äußere Umstände bedacht werden. Sie können Einfluss auf dein Heizverhalten und damit auf deine Heizkostenabrechnung haben.

  1. Warst du öfter im Homeoffice?
  2. Hat deine Familie beispielsweise Zuwachs bekommen?
  3. Gibt es mittlerweile unbewohnte Wohnungen im Haus? 
    Dieser Leerstand kann zu mehr Heizkosten führen. Deswegen achtest du bei der Abrechnung auf die angegebene Gesamtwohnfläche des Gebäudes und vergleichst sie mit den Angaben aus der Vorjahresabrechnung. Die anteiligen Kosten für leere Wohnungen muss nicht du oder die restlichen Mieter tragen, sondern der Vermieter.

Praxis-Tipp: Mieter können den neuen Vermieter fragen, ob sie im Vorfeld die letzte Abrechnung sehen dürfen, um einschätzen zu können, ob die Vorauszahlungen zu hoch oder niedrig angesetzt wurden. Einen Rechtsanspruch darauf gibt es jedoch nicht.

Heizkostenabrechnung: Abrechnungszeitraum prüfen

Der Abrechnungszeitraum muss immer genau ein Jahr betragen und direkt an den vorangegangenen Abrechnungszeitraum anschließen. Eine Vereinbarung im Mietvertrag über eine Verkürzung oder Verlängerung ist unwirksam.

Ausnahmen gibt es nur im Jahr des Ein- oder Auszugs. Dann darf nur innerhalb des Zeitraums abgerechnet werden, zu dem das Mietverhältnis Bestand hatte. Deswegen solltest du bei Ein- und Auszug die Zählerstände notieren oder abfotografieren, um sie später auf der Heizkostenabrechnung vergleichen zu können. In der Regel wird dies in einem Wohnungsübergabeprotokoll ohnehin festgehalten.

Abrechnungsfrist prüfen

Die Heizkostenabrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums bei dir ankommen. Danach sind etwaige Ansprüche des Vermieters an dich verjährt. Etwaige Gutschriften gehen dir aber nicht verloren. Auf diese hast du weiterhin Anspruch.

So kannst du die Heizung selber ablesen

Du kannst deine Heizung unter gewissen Umständen auch selbst ablesen, um die Werte zu überprüfen und mögliche Fehler in der Heizkostenabrechnung nachzuweisen. Dazu liest du die Heizungsverteiler ab, die an den Heizkörpern befestigt sind. Wichtig ist, dass es sich um digitale Heizungsverteiler handelt. Hast du aber noch analoge mit einem Röhrchen ähnlich wie bei einem Thermometer, handelt es sich um ein Gerät mit Verdunstungsprinzip. Dann solltest du auf die Selbstablesung verzichten, da du die Versiegelung beschädigen müsstest. Das kann als Manipulationsversuch gewertet werden.

Diese Werte kannst du bei digitalen Heizungsverteilern ablesen:

Bei den meisten Herstellern werden der Reihe nach 3 bis 5 Werte angezeigt, Oft auch mit Buchstaben-Kombinationen.

  • Für dich wichtig sind A (aktueller Verbrauch)und M (Gesamtverbrauch vorherige Heizperiode). Damit siehst du sofort, ob du mehr oder weniger als zuvor geheizt hast.
  • K zeigt hingegen noch das Enddatum der aktuellen Ableseperiode an.
  • Zusätzlich gibt es noch „M und C“  und C. Damit wird zum einen das Display nach Anzeigefehlern überprüft. C ist ein Prüfwert, der aus dem Vorjahr errechnet wird. Dieser stellt sicher, dass die Erfassung der Werte korrekt abgelaufen ist.

Vorauszahlungen exakt verrechnet?

Damit du am Ende des Abrechnungszeitraums nicht alle Heizkosten auf einmal bezahlen musst, wird üblicherweise eine monatliche Vorauszahlung im Mietvertrag vereinbart. Wenn dies der Fall ist, sollten Mieter kontrollieren, ob die Vorauszahlungen auch immer richtig verrechnet wurden.

Grundkosten in Heizkostenabrechnung korrekt angegeben?

Wenn du heizt, zahlst du nicht nur für das Heizöl oder Gas, sondern unter anderem auch den Strom, die die Heizungsanlage benötigt, und ihre Wartung. Das sind die Grundkosten.

Diese dürfen aber nicht ausschließlich nach deinem individuellen Verbrauch abgerechnet werden. Hierfür muss der Vermieter laut Heizungsverordnung einen Verteilerschlüssel festlegen. Die Verordnung gibt ihm einen Spielraum zwischen 50 und 70 Prozent. Die verbleibenden 30 bis 50 Prozent werden nach dem Anteil der Wohnfläche abgerechnet.

Das bedeutet, dass 50 bis 70 Prozent der Gesamtkosten abhängig von deinem Verbrauch abgerechnet werden. Wenn zudem das Warmwasser für alle zentral erwärmt wird, also nicht in separaten Wohnungen, zahlst du dafür auch basierend auf deinem Verbrauch und der Größe deiner Wohnung.

Falls dein Vermieter nicht entsprechend deines Verbrauchs abgerechnet hat, kannst du die Kosten gemäß Heizkostenverordnung um 15 Prozent kürzen. Zudem kannst du vom Vermieter eine verbrauchsabhängige Abrechnung für künftige Abrechnungszeiträume einfordern.

Heizkostenabrechnung: Sind alle Kostenarten aufgeführt?

Die Heizkostenabrechnung muss jede Kostenart einzeln aufführen. Für jede Kostenart musst du den Gesamtbetrag genannt bekommen sowie deinen individuellen Anteil am Verbrauch. Damit du das kannst, muss du der Abrechnung entnehmen können, mit welchem Verteilerschlüssel die einzelnen Kostenpositionen auf dich umgelegt werden.
 

Zu den Kosten zählen:

  • Brennstoffverbrauch
  • Brennstofflieferung
  • Betriebsstrom der Heizungsanlage
  • Bedienung, Überwachung, Pflege und Wartung der Anlage
  • Reinigung der Anlage und des Betriebsraums
  • Kosten für die Verbrauchsmessung inklusive eventuell anfallender Mietgebühren
  • Kosten, die die Abrechnung selbst verursacht
  • Schornsteinfegerkosten

 

Nicht abrechnen darf der Vermieter dagegen:

  • Reparaturkosten
  • Kosten für die Versicherungen
  • Kosten einer neuen Heizungsanlage.      

Achtung: Eine neue Heizungsanlage kann der Vermieter unter Umständen im Rahmen einer Modernisierungsmieterhöhung auf den Mieter abwälzen.

Formale Angaben der Heizkostenabrechnung prüfen

Schon formale Fehler reichen aus, um die Heizkostenabrechnung anzufechten. Folgende Kriterien muss die Abrechnung deswegen erfüllen.

  • Der Abrechnungszeitraum der Heizkostenabrechnung muss 12 Monate betragen und exakt mit Datum angegeben werden. Solltest du innerhalb des Abrechnungszeitraums ein-, beziehungsweise ausgezogen sein, muss die tatsächliche Mietdauer auf der Abrechnung angegeben sein.
  • Die Abrechnung muss die Adresse des Gebäudes sowie die korrekte Angabe der Wohneinheit enthalten.
  • Du musst der Abrechnung entnehmen können, wer die Abrechnung erstellt hat, das ist meist entweder der Vermieter oder der Hausverwalter.
  • Die Abrechnung muss schriftlich vorliegen.
  • In der Abrechnung muss der Verteilerschlüssel mitgeteilt und erläutert werden.
  • Einzelne Kostenpunkte müssen auch einzeln aufgeführt werden. Eine Zusammenfassung mehrerer Posten ist nicht zulässig.
  • Die Abrechnung muss die Angabe des Gesamtbeitrags enthalten mit der Nennung, ob es ein Guthaben oder eine Nachzahlung gibt.

Monatliche Mitteilungen und Fernablesbarkeit prüfen

Durch die Novelle der Heizkostenverordnung hat der Gebäudeeigentümer viele neue Pflichten.

  • Bis Ende 2026 müssen beispielsweise alle Heizungsmessgeräte fernablesbar sein (Walk-by- oder Drive-by-Technologie).
  • Sind sie einmal installiert, muss der Vermieter dir monatlich die Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen mitteilen.
  • In der Mitteilung muss es auch neue zusätzliche Informationen für dich geben, beispielsweise zum Brennstoffmix oder zu erhobenen Steuern und zur CO2-Steuer.
  • Die Mitteilungen müssen dir so zugänglich gemacht werden, dass du nicht erst danach suchen musst. Per Brief oder auch auf elektronischen Weg durch eine E-Mail oder ein Webportal.
  • Bei Webportalen musst du benachrichtigt werden können, dass eine neue Mitteilung vorhanden ist.

Achtung: Verletzt der Vermieter eine dieser neuen Pflichten, so kann der Mieter den auf sie entfallenden Kostenanteil um drei Prozent kürzen. Die Regelung der Kürzung um 15 Prozent, weil Wärme und Warmwasser nicht nach Verbrauch abgerechnet wurden, bleibt davon unberührt.

Heizkostenabrechnung fehlerhaft: Wie kann ich widersprechen?

Entdeckst du in der Heizkostenabrechnung einen Fehler, kannst du Widerspruch einlegen. Dafür hast du ein Jahr ab Erhalt der Abrechnung Zeit. Nach Ablauf der Frist ist normalerweise kein Einspruch mehr möglich.

Der Vermieter kann innerhalb der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist die Fehler noch korrigieren. Lässt er die Frist verstreichen, ist eine etwaige Nachzahlung für den Mieter hinfällig. Hast du aber zu viel vorausgezahlt, bleibt dein Anspruch auf das Guthaben bestehen.

Widerspruch: So geht‘s

  1. Der Mieter sollte Belege für die Fehlerhaftigkeit der Abrechnung vorlegen können.
  2. Unter anderem kann der Mieter seinen Einspruch direkt beim Vermieter in den Briefkasten werfen
  3. Das sollte er von einer zweiten Person bezeugen lassen oder lässt den Widerspruch direkt durch den Gerichtsvollzieher zustellen.

Entdeckst du einen Fehler, solltest du den Vermieter informieren und ihn um eine Korrektur bitten. Etwaige Nachzahlungen darfst du dann zurückbehalten.

Heizkostenabrechnung: Recht auf Belegeinsicht

Bei inhaltlichen Fehlern, etwa beim Verbrauch oder bei einer bestimmten Kostenstelle, ist es schwierig, Fehler zu erkennen. Hast du jedoch einen Verdacht, kannst du beim Vermieter oder dem Verwalter Einsicht in die Belege nehmen oder um Kopien der Belege bitten, wenn dein Vermieter in einer anderen Stadt wohnt. (Az. 12 S 7349/04).

Hilfe vom Mieterverein oder einem Anwalt

Wenn du einen Fehler in der Heizkostenabrechnung findest, solltest dich mit deinem Vermieter um eine einvernehmliche Regelung bemühen. Unterstützung bietet der örtliche Mieterverein. Unter Umständen ist die Hilfe eines Anwalts sinnvoll.

Möchtest du aber auf Nummer sicher gehen, weil du keine mietvertraglichen Pflichten verletzen möchtest, kannst du die Nachzahlung erstmal in voller Höhe aber unter Vorbehalt leisten. Damit bleibt dir die Möglichkeit, den zu viel gezahlten Betrag zurückfordern oder mit laufenden Vorauszahlungen zu verrechnen.

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