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Büro- und Praxisflächen: So klappt’s mit den eigenen Geschäftsräumen

Für Selbstständige sind die eigenen Geschäftsräume in der Regel unerlässlich – egal ob es sich um ein eigenes Übersetzungsbüro oder eine Zahnarztpraxis handelt. Bis allerdings die ersten Aufträge bearbeitet oder Keramikfüllungen gemacht werden können, sind einige Fragen zu klären. Beispielsweise ob man die Geschäftsräume mieten oder kaufen möchte, welche Ausstattung sie benötigen, an welchem Standort sie sein sollten und welche Inhalte in den Mietvertrag müssen.

Bevor die Arbeit im eigenen Büro oder Praxis beginnen kann, muss vorab noch einiges erledigt werden. Vor allem sind wichtige Entscheidungen zu treffen. Die Suche nach passenden Räumlichkeiten sollte erst beginnen, wenn vorab gewisse Fragen geklärt wurden. Denn ist die Praxis zwar schön, aber nur schwer mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen, könnte sich dies negativ auf den Erfolg auswirken – ebenso wie ein geräumiges Büro, das zwar zentral liegt, aber ein Telefonat kaum möglich ist, weil direkt vor der Tür die Stadtautobahn verläuft. Daher müssen sich Selbstständige gut überlegen, was sie brauchen und was sie möchten.

Büro- oder Praxis-Suche: Diese Kriterien sollten berücksichtigt werden

Ob das eigene Unternehmen von Erfolg gekrönt ist, hängt von vielen Faktoren ab. Denn selbst wenn der Businessplan bis ins kleinste Detail steht, die Finanzierung geklärt ist und die Kreativität keine Grenzen kennt – bestimmten Kriterien sollte unbedingt ein gesteigertes Interesse gelten.

1. Erstmal die Lage checken

Wer auf der Suche nach einem Zahnarzt ist, sucht diesen oftmals danach aus, wie schnell er von der Arbeit oder von zu Hause aus zu erreichen ist. Schnell und ohne Umwege muss es gehen. Das gilt auch für Mieter oder -Käufer, die viel Kundenkontakt haben. Deshalb sollte bei der Suche nach dem richtigen Objekt ein besonderes Augenmerk darauf liegen, wie gut die Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr ist, wie schnell man auf der Autobahn ist, ob es ausreichend Parkmöglichkeiten und einen barrierefreien Zugang gibt, aber auch, ob der bevorzugte Stadtteil einen guten Ruf hat. Letztlich sind es aber nicht nur die Kunden, die einen kurzen Weg und ein attraktives Umfeld dankend annehmen. Auch Mitarbeiter und Angestellte profitieren davon.

Ist die Lage attraktiv, sollte zugleich aber auch überprüft werden, ob das gewünschte Objekt beispielsweise an einer vielbefahrenen Straße liegt. Denn dann stellt sich auch nicht die Frage, ob man bei geschlossenen Fenstern schwitzen muss oder bei geöffnetem Fenster einen hohen Geräuschpegel ertragen muss? Damit sich diese Frage nicht stellt, sollte bei der Suche darauf geachtet werden, dass sich die Lautstärke bei geöffneten Fenstern im Rahmen hält. Denn nur wenige können konzentriert arbeiten, wenn regelmäßig die Straßenbahn vorbeirattert oder das Rauschen der Stadtautobahn allgegenwärtig ist. Auch Kindergeschrei von benachbarten Schulen und Kindergärten können sich negativ auf das Arbeitsumfeld auswirken. Doch können nicht nur Geräusche von außen die Arbeit stören, sondern auch diejenigen der anderen Unternehmen, die sich im gleichen Gebäude befinden. Wie laut oder leise es letztlich ist, lässt sich aber einfach feststellen. Besichtigungstermin auf einen Werktag zwischen 8 und 18 Uhr legen, alle Fenster öffnen und genau hinhören.

2. Auf die Größe kommt’s an

Ein Büro in einem Loft mit 100 Quadratmetern für zwei Personen? Oder eine Praxis, die so ungünstig geschnitten ist, dass es keinen separaten Wartebereich und somit wenig Diskretion gibt? Eine sinnvolle Raumaufteilung ist oft das A und O. Denn sind die Räume zu knapp bemessen, kann dies schnell einen Umzug bedeuten, wenn das Unternehmen wächst. Allerdings sind auch zu große Räume nicht immer vorteilhaft beziehungsweise angemessen. Daher sollte vorab genau überlegt werden, wie viele Räume nötig sind und wie groß diese sein sollen. Wer ein Büro sucht, kann sich an folgende Zahlen der Arbeitsstättenverordnung orientieren. Laut Verordnung über Arbeitsstätten (ArbStättV), kurz Arbeitsstättenverordnung, liegt der Flächenbedarf beispielsweise für ein Einzelbüro bei 8,68 m² pro Arbeitsplatz mit Sitz- oder Steharbeitstisch, Rollcontainer in Arbeitstischhöhe und Schiebetürenschrank und in einem Zwei-Personen-Büro beträgt der Bedarf pro Arbeitsplatz mit der gleichen Ausstattung 10,12 m².

Ähnliches gilt für Praxen. Wird ein Labor benötigt und wie groß soll der Empfangsbereich sein? Auch hier sollten genaue Überlegungen der Suche vorausgehen.

„Schicke Altbau-Büros mit Charme zu vermieten“ – wer so etwas liest, sollte genau hinsehen. Denn der Charme kann durchaus auch für etwas stehen, das fehlt: beispielsweise genügend Steckdosen oder ein guter Handyempfang. Nur wenige Unternehmen werden sich mit einer rudimentären Ausstattung begnügen können. Deshalb sollte das Augenmerk einerseits darauf liegen, dass ein zeitgemäßes Telekommunikations- und IT-System vorhanden ist, andererseits sollte dies auch einwandfrei und reibungslos funktionieren. Dies gilt auch für Kühl- und Heizsysteme. Generell sollten sich Unternehmer sich verschiedene Fragen stellen: Liegen alle Fenster auf der Südseite und hat man im Sommer die Möglichkeit, diese abzudunkeln? Gibt es eine Klimaanlage? Welches Heizsystem ist eingebaut und wie gut lassen sich die Räume heizen? Wichtig ist auch die Frage nach den sanitären Anlagen oder ob es eine Küche gibt beziehungsweise die Möglichkeit, eine einzubauen. Zudem sollte ein angenehmes Raumklima herrschen und die Isolierung einwandfrei sein.

Wer eine Praxis mieten oder kaufen möchte, sollte zudem darauf achten, dass es mehrere Sanitärräume gibt – einen für Patienten und einen fürs Personal. Im besten Fall bietet die Praxis auch Platz für zwei Lagerräume – einer, der keimfrei gehalten wird für Sterilgüter und einen, in dem alles andere, wie Schmutzwäsche gelagert werden kann. Je nach Fachrichtung müssen die Räume weitere Voraussetzungen erfüllen. Wer beispielsweise einen Röntgenraum benötigt, braucht einen allseits umschlossenen Raum und eine Genehmigung eines Sachverständigen. Wer sich also passende Räumlichkeiten sucht, sollte vorher genau darüber nachdenken, welchen Ansprüchen sie genügen müssen.

4. Alles eine Frage des Preises

Wie hoch darf die Miete höchstens sein? Diese Frage sollten sich alle stellen, die sich auf die Suche nach den geeigneten Büro- oder Praxisräumen machen. Doch damit ist die Kostenfrage noch lange nicht geklärt. Denn hinzu kommen Kosten für Strom und Wasser, Einrichtungskosten für Internet und Telefon sowie die Gewerbesteuer.  Um sich einen Überblick über aktuelle Mietpreise zu verschaffen, können Suchende die Mieten für Gewerberäume in der gewünschten Stadt vergleichen. Auch ein Blick auf die Seite der jeweiligen Industrie- und Handelskammer (IHK) kann sich lohnen, da diese oftmals einen Gewerberaum-Mietspiegel herausgeben. Wer die Kostenplanung zu lax angeht, kann im Nachgang böse Überraschungen erleben – deshalb sollten sich zukünftige Mieter von Büro- oder Praxisräumen darüber besonders konkrete Gedanken machen.

5. Auf der sicheren Seite

Büro oder Praxis gefunden und jetzt kann endlich die eigentliche Arbeit beginnen? Fast! Denn wer ein Büro betreibt, muss sich an das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) halten. Das bedeutet unter anderem, dass der Unternehmer in seiner Funktion als Arbeitgeber überprüfen muss, ob am Arbeitsort Gefahren für die Beschäftigten vorhanden sind. Bei Missachtung dieser Pflicht können Bußgelder fällig werden. Eine weitere Verordnung betrifft die barrierefreie Arbeitsplatzgestaltung – das bedeutet, wird ein Mensch mit Behinderung beschäftigt, muss die Arbeitsumgebung sicher gestaltet sein.

6. Alles hat sein Ende – oder?

Stimmen die Lage, die Ausstattung, der Preis und alle weiteren gewünschten Faktoren, geht es an die Frage der Mietdauer. Da die meisten Gewerbemietverträge befristet sind, ist eine ordentliche Kündigung während der Laufzeit für beide Seiten ausgeschlossen. Wird ein Mietvertrag über einen längeren Zeitraum als ein Jahr geschlossen, muss dies schriftlich fixiert werden. Schließen Mieter und Vermieter einen Vertrag auf unbestimmte Zeit, sind beide Parteien an die gesetzlichen Kündigungsfristen gebunden.

Büro oder Praxis: Kaufen oder mieten?

Kaufen oder mieten? Das kommt ganz darauf an, was Unternehmer lang- oder kurzfristig mit dem Büro oder Praxis anstreben. Denn was sich für einen als Vorteil herausstellt, ist für den anderen ein Nachteil.

Wer kauft, hat Planungssicherheit und muss keine Angst davor haben, dass er die Kündigung oder regelmäßig eine Mieterhöhung bekommt.  Ein weiterer Vorteil: Flexibilität bezüglich der Gestaltung. Ist beispielsweise das Zimmer, das als Wartezimmer gedacht ist, zu klein, kann einfach die Wand zum Nebenzimmer entfernt werden – sofern es sich nicht um ein tragendes Element handelt. Zudem ist ein Kauf auch steuerrechtlich vorteilhaft, da zum Beispiel Büroräume zumeist dem Betriebsvermögen zugerechnet werde – sofern sie nicht zu Wohnzwecken dienen. In diesem Fall können Wirtschaftsgebäude 33 Jahre und vier Monate lang mit jeweils drei Prozent des Grundstückswert von der Steuer abgesetzt werden. Unabhängig davon, ob es sich um ein Büro oder eine Praxis handelt: Wer kauft statt mietet, trägt zum Aufbau seines Vermögens bei und hat zudem bereits fürs Alter vorgesorgt. Allerdings sollten Käufer in spe genau abwägen, ob sie eine Bestandsimmobilie oder einen Neubau kaufen möchten. Denn entscheidet sich beispielsweise ein Zahnarzt für eine Praxis in einem neugebauten Gesundheitszentrum, könnte es passieren, dass die Baukosten höher als geplant ausfallen oder sich der Bau verzögert. Der Kauf oder die Miete einer Bestandsimmobilie ist daher im Vergleich besser planbar.

Kaufen: die Nachteile

So viele Vorteile der Kauf einer Praxis oder von Büroräumen hat, es gibt auch Nachteile: Es bedeutet erstmal, viel Geld in die Hand zu nehmen. Neben dem Kaufpreis wird zusätzlich auch noch Grunderwerbssteuer fällig, die in manchen Bundesländern – wie Berlin oder Hamburg – 4,5 Prozent beträgt.

Mieten: die Vorteile

Vor allem der finanzielle Aspekt ist für viele ein guter Grund, lieber zu mieten als zu kaufen. Dies gilt insbesondere für diejenigen, die noch nicht genau einschätzen können, wie erfolgreich ihr Unternehmen wird und daher noch keine allzu große Investition wie den Kauf von Räumlichkeiten tätigen möchten.

Ein großer Vorteil vom Mieten ist die damit einhergehende Flexibilität. Denn ist der Unternehmenserfolg groß, steigt zumeist auch die Zahl der Mitarbeiter. Im Fall der Miete kann – soweit der Mietvertrag dies zulässt – der Umzug in größere Räumlichkeiten relativ schnell stattfinden.

Ein weiterer Anreiz, ein Büro oder eine Praxis zu mieten, sind die steuerlichen Vorteile. Denn die Mietzahlungen an den Vermieter gelten als Betriebsausgaben, die von der Steuer abgesetzt werden können. Folglich reduziert sich die Höhe der zu versteuernden Gewinne.

Mieten: die Nachteile

Ein großer Nachteil von Mieten ist, dass es kaum gesetzliche Vorgaben gibt, was im Mietvertrag stehen muss. Demnach gibt es keine Vorschriften bezüglich Sozialklauseln, Mindestvertragslaufzeiten oder Miethöhe. Entsprechend sind Mieter in vielerlei Hinsicht von ihrem Vermieter, aber auch von steigenden Mietpreisen abhängig.

Info

Befinden sich Praxis oder Büro und Wohnung unter einem Dach, muss eine strikte Trennung der beiden Bereiche erfolgen, damit die Kosten eindeutig dem Wohnbereich beziehungsweise dem Büro oder der Praxis zugeordnet werden können.

Büro und Praxis mieten: Die Besonderheiten im Mietvertrag

Wie beim Wohnraummietvertrag gilt es auch bei Gewerbemietverträgen, auf die Details zu achten. Von handelsüblichen Mietverträgen, die es für Wohnungen gibt, sollten Büro- beziehungsweise Praxismieter aber absehen. Denn viele Inhalte müssen individuell ausgehandelt werden. Der Vertrag sollte vor Unterzeichnung unbedingt von einem Fachanwalt oder der Handelskammer überprüft werden. Neben den üblichen Punkten wie Angaben zum Mietobjekt inklusive Bezeichnung aller Nebenräume wie Keller, Garage oder Parkplätze, müssen im Mietvertrag auch Informationen zum Mietzweck stehen. Weiter gehören folgende Punkte in den Vertrag:

Miethöhe:

Da bei einer Gewerbeimmobilien weder der Zeitraum noch die Höhe gesetzlich definiert sind, in welcher der Vermieter die Miete erhöhen darf, könnte dieser quasi die Miethöhe an der Grenze zum Wucher ansetzen. Deshalb sollten Mieter mit ihrem Vermieter eine Indexmiete vereinbaren. Hier wird die Miete entsprechend der Inflation und Entwicklung der Lebenshaltungskosten entsprechend angepasst.

Mietdauer:

Die meisten Gewerbemietverträge sind befristet, weshalb eine ordentliche Kündigung für beide Seiten ausgeschlossen ist. Daher gilt: Erst die Laufzeiten festlegen, dann die Kündigungsfristen. Generell sollte die Laufzeit nicht allzu lange sein, damit beide Parteien flexibel agieren können. Dauert der Mietvertrag länger als ein Jahr, muss dies gemäß §§ 550, 578 BGB schriftlich fixiert werden.

Sonderkündigungsrecht:

Da es passieren kann, dass der Mieter nachweislich erwerbs- oder berufsunfähig wird, sollte er unbedingt ein außerordentliches Kündigungsrecht in den Vertrag aufnehmen. Mieter einer Praxis sollten sich dieses Recht auch vorbehalten, sollten ihnen die kassen- oder kassenzahnärztliche Zulassung entzogen werden.

Bauliche Veränderungen:

Hier eine Wand raus, da ein rein – bei gemieteten Objekten kann dies bei Auszug zu Diskussionen und Rückbaumaßnahmen führen. Generell sind Mieter nach der Beendigung des Gewerbemietvertrags dazu verpflichtet, den vertragsgerechten Zustand der Räumlichkeiten wiederherzustellen (§ 546 BGB). Allerdings ist ein Rückbau nicht erforderlich, wenn der Mieter die Räumlichkeiten in einen vertragsgemäßen Zustand versetzt hat und somit die Pflicht des Vermieters übernommen hat (OLG Düsseldorf ZMR 1990, 218). Nicht zurückbauen muss der Mieter beispielsweise, wenn der Vermieter vertraglich freistellt, ob dieser beispielsweise den Teppichboden durch Parkett ersetzt.

Aber: Auch wenn der Vermieter dem Einbau bestimmter Einrichtungsgegenstände zugestimmt hat, kann der Mieter nicht davon ausgehen, dass er bei Auszug alles so belassen kann. Verzichtet der Vermieter auf die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands, muss der Mieter keine Rückbaumaßnahmen ergreifen. Haben Vermieter und Mieter diesbezüglich keine vertraglichen Vereinbarungen getroffen, trägt der Mieter die Kosten für den Rückbau.

Betriebsklauselpflicht:

Hier verpflichtet sich der Mieter, die Räumlichkeiten zu festgelegten Öffnungszeiten oder im Rahmen bestimmter Kernzeiten entsprechend dem vertraglich vereinbarten Zweck zu nutzen.

Betriebskosten:

Im Gegensatz zum Wohnraummietvertrag können im gewerblichen Mietrecht weitaus mehr Positionen wie Fassadenreinigung, Kosten einer Lüftungs- und Klimaanlage auf den Mieter umgelegt werden. Allerdings ist hier eine Regelung a là „Der Mieter trägt die Betriebskosten“ unwirksam, da dies zu unbestimmt ist. Daher sollten alle Positionen einzeln im Vertrag oder in der Anlage aufgeführt werden.

Konkurrenzausschluss:

Generell gilt der gesetzesimmanente Konkurrenzschutz. Das bedeutet, dass der Vermieter ohne eine abweichende Vereinbarung nicht zulassen darf, dass ein weiterer Mieter in unmittelbarer Nähe seinem Mieter Konkurrenz macht. Vermietet der Vermieter seine Räumlichkeiten beispielsweise an einen Zahnarzt, darf er ein weiteres Objekt in direkter Nachbarschaft nicht an einen weiteren Zahnarzt vermieten. Auch wenn der Vermieter den Konkurrenzschutz ausschließen möchte, sollte der Mieter darauf bestehen, diesen in den Vertrag aufzunehmen. Diese gilt allerdings nur für Objekte, die dem Vermieter gehören. Lässt sich ein Konkurrenzunternehmen in der Nachbarschaft nieder, kann der Mieter für diesen Fall ein Sonderkündigungsrecht vereinbaren.

Zweckentfremdungsklausel:

Wer ein Büro oder eine Praxis in einem Wohnraum einrichtet, handelt entgegen der vertraglichen Nutzung und muss mit der fristlosen Kündigung rechnen. Denn die Aufnahme eines Gewerbebetriebs in einem Wohnraum – ohne die Zustimmung des Vermieters – verletzt dessen Rechte erheblich. Vor allem in größeren Städten mit Wohnraummangel kann den Mietern die Kündigung drohen.

Verkehrssicherungspflichten:

Rutscht ein Kunde auf einer Bananenschale aus oder fällt ihm ein Ziegel auf den Kopf, trägt in der Regel der Vermieter die Verantwortung. Allerdings kann dieser die Verkehrssicherungspflicht vertraglich auf seinen Mieter übertragen. Handelt es sich aber um einen Unfall innerhalb der angemieteten Räume, ist der Mieter dafür verantwortlich, dass der Kunde nicht zu Schaden kommt. Generell sollten Mieter und Vermieter hier klare Absprachen treffen und der Mieter muss sich im Klaren über die Tragweite seiner Verantwortung sein.

Bei Praxen – Nachmieterklausel und Praxiserweiterung:

Handelt es sich bei der Gewerbeimmobilie um eine Praxis, sollte sich der Mieter das Recht vorbehalten, die Praxis personell zu erweitern. Dass er also beispielsweise die Möglichkeit hat, weitere Partner aufzunehmen und aus einer Einzelpraxis eine Gemeinschaftspraxis machen kann. Außerdem sollte er auf eine Klausel bestehen, die ihm ein Aussteigen aus dem Mietvertrag ermöglicht, wenn er einen adäquaten Nachmieter stellen kann.

Ob Büro oder Praxis: Damit der Laden läuft, gilt es in der Theorie viel zu erledigen. Wer sich aber vorab Gedanken macht, Antworten auf offene Fragen findet und für alle Fälle einen Rechtsanwalt an der Seite hat, kann praktisch nahezu nichts falsch machen.