Betriebskosten- & Nebenkostenabrechnung prüfen

Die Nebenkostenabrechnung birgt oft viele Unklarheiten. Abgerechnete Betriebskosten sorgen nicht selten für Uneinigkeiten zwischen Mieter und Vermieter. Daher ist es ratsam, eine unabhängige Meinung zur Abrechnung von Nebenkosten einzuholen.

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Einmal im Jahr erhält jeder Mieter eine Nebenkostenabrechnung vom Vermieter. Dort sind alle Kosten aufgeschlüsselt, die zusätzlich zur Miete anfallen. Wurden bei der Warmmiete zu viele Nebenkosten berechnet, bekommt der Mieter eine Rückzahlung. Wenn allerdings zu wenige Kosten berechnet wurden, muss der Mieter nachzahlen. Da die Nebenkostenabrechnung in manchen Fällen fehlerhaft ist, lohnt es sich, diese genau zu überprüfen.
 Was sind Nebenkosten? Foto: fovito/fotolia.com
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Die Begriffe „Nebenkosten“ und „Betriebskosten“ führen häufig zu Verwirrungen. Im alltäglichen Sprachgebrauch sind die Nebenkosten gebräuchlicher und werden synonym zu den Betriebskosten verwendet. Gleiches gilt für die Nebenkostenabrechnung und die Betriebskostenabrechnung. In ihrer tatsächlichen Bedeutung werden Nebenkosten als alle Kosten definiert, die bei der Bewirtschaftung einer Immobilie anfallen. Hierzu existiert keine exakte rechtliche Klärung oder Abgrenzung. So fallen unter diesen Sammelbegriff die Bewirtschaftungskosten für Instandhaltung und Verwaltung sowie die Betriebskosten. Die Bewirtschaftungskosten muss der Vermieter aus der eigenen Kasse bestreiten. Er kann sie zwar über die Kaltmiete kassieren, jedoch nicht zusätzlich auf die Mieter umlegen.

Die Betriebskosten hingegen zahlt der Mieter anteilig, sofern der Mietvertrag dies vorsieht. Hat der Vermieter versäumt, einzelne Nebenkostenarten vertraglich festzuhalten, muss er die Kosten selbst tragen.

 Form und Inhalt einer Nebenkostenabrechnung, Foto: fovito/fotolia.com
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Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) legt fest, welche Kosten mit der Betriebskostenabrechnung abgerechnet werden dürfen. Dazu gehören laut §2 BetrKV folgende:

Die Heizkosten sind ein Sonderfall: Nur wenn das Gebäude eine Zentralheizung besitzt, sind sie Teil der Betriebskostenabrechnung. Werden die Wohnungen eines Mehrfamilienhauses dezentral über Gasthermen oder Nachtspeicheröfen versorgt, rechnet der Mieter seinen Verbrauch direkt mit dem Versorgungsunternehmen ab.
Ist die Nebenkostenabrechnung inhaltlich nicht korrekt, so ist sie nicht automatisch ungültig. Sofern die nachträglichen Änderungen nicht zu Lasten des Mieters gehen, kann der Vermieter sie korrigieren. Jedoch muss die Abrechnung formale Mindestanforderungen erfüllen, damit sie gültig ist. Aus diesem Grund beinhaltet die Nebenkostenaufstellung folgende Angaben:
Das bedeutet: Der Vermieter muss die Gesamtkosten unbedingt einzeln aufschlüsseln. Benennt er Kosten beispielsweise als „Sonstiges“ ohne nähere Definition, können Mieter diese nicht nachvollziehen und deshalb Widerspruch einlegen.
Zudem ist der Vermieter verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums vorzulegen. Das bedeutet, dass er die Abrechnung für den Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember bis spätestens zum 31. Dezember des Folgejahres erstellen muss. Hält er diese Frist aus eigenem Verschulden nicht ein, verliert er den Anspruch auf eventuelle Nachzahlungen. Nach Erhalt der Abrechnung kann der Mieter maximal ein Jahr lang Einspruch gegen die Nebenkostenabrechnung erheben.
Nebenkostenabrechnung kontrollieren, Foto: Image Point Fr/ shutterstock.com
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Hat der Mieter den Eindruck, dass seine Nebenkosten- abrechnung in ihrer Form oder ihrem Inhalt fehlerhaft ist, kann er Belegeinsicht fordern. Der Vermieter ist verpflichtet, Einblick in die originalen Unterlagen zu gewähren (Urteil des Bundesgerichtshofes, Az.: VIII ZR 78/04). Dazu zählen Rechnungen wie beispielsweise die des Hausmeisters und des Stromversorgers. Zudem sind auch Bescheide wie der Grundsteuerbescheid des Finanzamts vorzulegen. Kostenaufstellungen des Vermieters gehören nicht zu den Originaldokumenten.

Der Vermieter ist jedoch nicht verpflichtet, Kopien der Belege anzufertigen und an den Mieter zu senden. Eine große räumliche Entfernung zwischen Mieter und Vermieter stellt einen Ausnahmefall dar. Dann kann der Mieter Belegkopien anfordern, muss dem Vermieter aber die Kosten erstatten. Haben Mieter und Vermieter einen Termin zur Belegeinsicht vereinbart, findet dieser in der Regel in den Räumen des Vermieters oder der Hausverwaltung statt. Der Mieter hat das Recht, einen Fachmann mitzunehmen und sich angemessen viel Zeit zu nehmen, um die Belege seiner Nebenkostenabrechnung zu prüfen.

Welcher Verteilerschlüssel Anwendung findet, steht im Mietvertrag. Ist dies nicht der Fall, sind die Nebenkosten laut §556a BGB gemäß dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Eine Ausnahme gibt es bei der Heizkostenabrechnung : Laut Heizkostenverordnung sind die Heizkosten überwiegend verbrauchsabhängig abzurechnen. Eine nachträgliche Änderung des Umlagemaßstabes ist in seltenen Fällen und mit Zustimmung des Mieters möglich. Allerdings ist sie verpflichtend, wenn im Nachhinein Geräte zur Verbrauchserfassung wie Wasseruhren installiert werden. Dann zählt der tatsächliche Verbrauch. Unabhängig davon, was im Mietvertrag steht.
Bleiben dem Mieter noch Zweifel an der Korrektheit seiner Nebenkostenabrechnung, kann er diese von einem Experten für Mietrecht prüfen lassen. Eine Möglichkeit ist die Durchsicht der Unterlagen durch den Mieterschutzbund oder durch einen Anwalt dieses Fachgebiets. Eine kostengünstige Alternative ist der Online-Check. Hierbei füllt der Nutzer ein Online-Formular aus, welches an die Rechtsexperten eines bestimmten Anbieters gesendet wird. Diese prüfen dann die Nebenkostenabrechnung und erstellen ein Gutachten.

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